Trotz vieler Programme, die speziell zur Erleichterung und Analyse des Stammdatenmanagements konzipiert worden sind, läuft der Prozess in vielen Unternehmen nicht rund. Ein grundlegendes Problem besteht in nicht wenigen Fällen darin, bestimmte Schwierigkeiten und Veränderungen im Geschäftsalltag dem Stammdatenmanagement zuzuordnen. Vor allem in der Basis der Geschäftsprozesse können sich Fehler einschleichen, die erst viel später im Geschäftsalltag offensichtlich werden und ans Tageslicht kommen. Doch wie lässt sich überprüfen, ob das Stammdatenmanagement reibungslos und optimal abläuft?

Ein wichtiger Indikator ist die sogenannte „Time-to-Market“. Gemeint ist damit die Zeitspanne, die ein Unternehmen benötigt, um ein neues Produkt auf dem Markt einzuführen. Dauert dieser Prozess zu lange, sind Schwierigkeiten im Wettbewerb die Folge. Auch die „Usability“, also die Effizienz und Einfachheit in der Bedienung ist oft mangelhaft. Häufig ist auch das Stammdatenmanagement per se zu undurchsichtig. Die Effizienz unterschiedlicher Einzelprozesse, die zur Gesamteffektivität des Stammdatenmanagements beitragen, sind nicht aufeinander abgestimmt und lassen sich gar nicht oder nur unzureichend messen.

5 Tipps für ein optimales Stammdatenmanagement

a) Beginnen Sie an der Basis!
Dies heißt im Detail: Wer den Datenbestand neu ordnen und strukturieren möchte, sollte zunächst die Basis für eine Datenverwaltung mit einem effektiven Stammdatenmanagement-System schaffen, um so spätere notwendige Prozesse vereinfachen zu können. Sharepoint gilt als beliebtes Hilfsmittel für derartige Anforderungen.

b) Schaffen Sie die Voraussetzung für eine effektive Kontrolle im System
Nur wer Transparenz schafft und Fehler erkennt, kann letztere korrigieren.

c) Struktur und Einfachheit einhalten!
Wer versucht, Prozesse und Datenflüsse zu bündeln und dabei letztere dennoch identifizieren kann, hat eine einfache Struktur geschaffen, die Übersichtlichkeit verspricht und effektive Datenverarbeitung bzw. Datenstrukturierung garantieren kann.

d) Applikationen und Infrastruktur müssen klar definiert sein.
Wer sich nun noch eines effektiven Mix der Ressourcen bedient, legt den Grundstein für ein gutes Stammdatenmanagement.

e) Schnittstellen sind gleich Schwachstellen
Widmen Sie den Schnittstellen im System erhöhte Aufmerksamkeit. Hier entstehen Fehler bzw. liegen häufig die Ursachen für ein ineffizientes Management.