Es ist ein zusätzlicher, aber nötiger Aufwand: die korrekte Anlageninventur. Sie erfasst alle langfristig im Unternehmen eingesetzten Sachwerte wie Fahrzeuge, Maschinen und Anlagen sowie die Büroausstattung. Die Anlageninventur ist zum einen gesetzlich notwendig, weil sie die Voraussetzung für eine korrekte Bilanzierung ist. Doch auch aus rein betriebswirtschaftlicher Sicht sind Informationen zum Bestand und zum Anlagevermögen wichtige Kennzahlen und Entscheidungsgrundlagen. Wie gelingt die Vereinfachung der Anlageninventur mit spezieller Software und mit welchen Hilfsmitteln lässt sich die Inventur effizienter und zugleich exakter durchführen? Am Beispiel von professionellen Anlageninventursystemen (Vgl. AIS von Vajasoft) sollen nachfolgenden die wichtigsten Eigenschaften verdeutlicht werden.

Faktor 1: Erfassung leicht gemacht

Ohne die korrekte Erfassung aller Güter, macht auch die beste Software zur Anlageninventur wenig Sinn. Je nach Art der Güter und der zu erfassenden Gegenstände stehen verschiedene Erfassungsmethoden zur Auswahl. Bei leicht zugänglichen Gegenständen wie der Büroausstattung kann das Etikett meist problemlos mit einem Barcode-Scanner ausgelesen werden. Anders bei Maschinen, Anlagenparks, Ersatzteilen und Verbrauchsmaterialien. Wenn diese nur mit großem Aufwand zugänglich sind, etwa weil sie aus Platzgründen kompakt gestapelt wurden, können RFID-Reader die Lösung sein. Die zugehörigen Etiketten enthalten dann Mikrochips, die ohne direkten Sichtkontakt per Funk ausgelesen werden können.
Die mobilen Lesegeräte ermöglichen die komfortable Erfassung aller Bestände ohne Zettelchaos, Schreibfehler oder anderer Fehlerquellen. Für die Erstellung neuer oder zum Ersatz verschlissener Etiketten bieten integrierte Etikettendrucker mit Anbindung an die Buchhaltungssoftware den größten Komfort.

Faktor 2: Integrierte Datenverwaltung

Um nicht nur die Datenerfassung zur vereinfachen, sondern auch die Datenverwaltung effizienter zu gestalten, ist die Kompatibilität der Inventursoftware ein wichtiger Faktor. Idealerweise verfügt die Inventursoftware über eine Schnittstelle zur Anlagenbuchhaltung. Die zentrale Datenverwaltung mit Schnittstellen in die Buchhaltung ist nicht nur eine enorme Arbeitserleichterung, sondern verhindert auch auf dieser Ebene Zuordnungsfehler unabhängig von Art und Umfang des Bestandes.
Im Vorfeld sollte man unbedingt klären, welche Schnittstellen die favorisierte Software zur Anlageninventur mitbringt. So ist sichergestellt, dass die Daten intern ohne Probleme weiterverarbeitet werden können und die Daten zwischen allen Softwarekomponenten konsistent, sprich abgeglichen und aktuell sind.

Faktor 3: Flexibler Einstieg und individuelle Anpassung

Zur effektiven Erfassung und zur komfortablen Verwaltung der Daten kommt als dritter Faktor die Flexibilität der Inventursoftware hinzu. Wichtig ist hierbei, dass sich die Software nicht nur an die Bestandsart anpassen lässt, sondern auch den einfachen Ein- oder Umstieg unabhängig vom Status der Anlagenbuchhaltung ermöglicht. Gerade bei der Erstinventur lässt es sich häufig nicht vermeiden, dass die Anlagenbuchhaltung noch unvollständig ist oder gänzlich fehlt. Wenn auch der dritte Faktor gegeben ist, sind die grundlegenden Voraussetzungen geschaffen, um die Anlageninventur endlich zu vereinfachen und zugleich verlässlicher zu gestalten.