Ein gelungener Messeauftritt ist von vielen entscheidenden Faktoren, wie Budgetplanung, Standgröße oder Produktpräsentation abhängig. Dabei erreicht der Aussteller ein breites Publikum an Zuschauern und stellt seine Produkte werbewirksam der Öffentlichkeit vor. Ein Messeeinsatz bringt den Unternehmer wichtigen Zielgruppen und Kunden näher und bietet eine Plattform für neue Kontakte. Hierbei können potenzielle Interessenten und Produktnischen erschlossen werden. Damit sich der finanzielle Aufwand für das Messegeschäft effektiv lohnt, gilt es vorher konkrete Ziele und Vorgehensweisen festzulegen: Welche Messe spricht die richtige Zielgruppe an? Wie viele Besucher können wir erreichen? Wie viele Geschäftsabschlüsse sollen zustande kommen? Die Liste der Kriterien ist lang und eine erfolgreiche Umsetzung benötigt eine langfristige Organisation verfügbarer Ressourcen.

Konzeption & Organisation

Zunächst sollte eine genaue Planung und Analyse der Budgetierung erfolgen. Ein präziser Kostenplan erspart oftmals unerwartete Ausgaben und entscheidet häufig, ob ein Messeauftritt finanziell in Frage kommt. Lassen sich nach eingehender Recherche die Vorstellungen mit dem geplanten Budget vereinen, beginnt die eigentliche Organisationsphase.

Standgestaltung & Messebau

Zunächst wird ein passender Messestand ins Visier genommen und bei erfolgreicher Anfrage angemeldet. Hierbei sind Vorschriften der Veranstalter zur Größe und Ausstattung der Präsentationsfläche zu beachten. Im nächsten Schritt wird die Standgestaltung festgelegt. Das Mobiliar kann entweder gemietet oder gekauft werden. Hier sollte generell abgewogen werden, ob eine Vollausstattung für zukünftige Messen gekauft werden sollte. Die Präsentationsfläche soll vor allem die Firmenphilosophie und Produktleistung zum Ausdruck bringen. Zusätzlich muss ein zuverlässiger und kostengünstiger Messebau-Service für den Auf- und Abbau engagiert werden.

Promotion & Personal

Im Vorfeld sollte firmenintern entschieden werden, welche Produkte ausgestellt werden und in welcher Weise diese präsentiert werden sollen. Für eine ausdrucksstarke Firmenpräsenz sind vor allem die Pressearbeit sowie diverse Werbeaktionen, wie die Flyerverteilung oder Werbepräsente sinnvoll. Das Messepersonal, bestehend aus Fachexperten sowie Service Mitarbeitern, muss in gemeinsamen Briefings vor Messebeginn geschult werden.

Evaluations- und Kontrollphase

Nach der Umsetzungsphase gilt es den Erfolg des Messevorhabens zu ermitteln und zu evaluieren. Hierzu werden gewonnene Kundenkontakte geprüft und Angebotserstellungen verarbeitet. In der Kontrollphase erfolgt die Endkalkulation aller eingesetzten Mittel, die den tatsächlichen Messeerfolg widerspiegeln. Dabei dienen die Erkenntnisse als wichtige Parameter für zukünftige Messeauftritte.