Für die Erbringung von Leistungen müssen Unternehmen grundsätzlich Rechnungen schreiben, die bestimmte formale Anforderungen zu erfüllen haben. So schön es ist, für die geleistete Arbeit eine Vergütung zu erhalten, so lästig kann der Aufwand beim Schreiben der Rechnung ausfallen. Moderne, webbasierte Technologien wie das Rechnungsprogramm von easybill ermöglichen es jedoch, den Vorgang online zu erledigen und nebenher gleich die eigene Statistik zu vervollständigen.
Vorgaben für Rechnungen

Damit das Finanzamt und der Rechnungsempfänger die Rechnung anerkennen, sind Vorgaben einzuhalten. Das Finanzamt verlangt eine laufende Rechnungs-Nummer, die Steuernummer des Rechnungsstellers, seine Anschrift, die des Rechnungsempfängers, das Datum, die Art der Leistung sowie den Ausweis der Mehrwertsteuer (ab 150 Euro netto). Das ist die jüngste Rechtslage des Jahres 2012, die sich wieder ändern kann. Moderne Online-Rechnungsprogramme berücksichtigen deshalb auch künftige Gesetzesänderungen, ermöglichen die Anpassung der Rechnungsvorlage an Änderungen beim eigenen Unternehmen (Anschrift, Logo, Gestaltung des Briefpapiers), werden in die Verwaltungsdaten von ERP und CRM eingebunden, können natürlich gedruckt und ebenso per PDF – also wiederum gesetzeskonform – versandt werden. Der PDF-Versand ist bedeutsam, weil diese Dateien nachträglich nicht zu ändern sind, elektronisch gespeichert werden (neuerdings auch in der Cloud) und damit die Anforderungen des Finanzamtes an eine zehnjährige Aufbewahrung aller Rechnungen erfüllen.

Weitere wichtige Funktionen der Online-Rechnung

Ebenso wichtig wie der korrekte Versand und die Aufbewahrung der Rechnung ist die Übernahme der Daten in die eigene Kundenverwaltung und Statistik. Moderne Programme erledigen das automatisch und übernehmen tages- und auch stundengenau die Rechnungsdaten in die Artikel-, Kunden- und Lieferantenverwaltung, binden den Vorgang in die eigene Statistik ein, zeigen den aktuellen Zahlungsstatus an und lösen automatisch Mahnstufen aus, wenn der Rechnungsempfänger nicht zahlt. Da diese Programme in der Cloud aufbewahrt werden, können je nach Administration beauftragte Mitarbeiter von jedem Ort der Welt aus auf die Rechnungen und Statistiken zugreifen. Sowohl bei mehreren Standorten als auch bei häufigen mobilen Zugriffen auf die eigenen Daten bringt das außerordentliche Erleichterungen mit sich. Ein weiterer Vorteil des Programms sind die professionellen Vorlagen, die gesetzeskonform aufgebaut sind und jederzeit an individuelle Layouts angepasst werden können. Das Programm übernimmt oder überträgt aus und in Stammdateien automatisch die entsprechenden Kundendaten. Damit wird jeder Vorgang nur noch einmal eingepflegt.