Selbstständige und Unternehmen schreiben für ihre geleistete Arbeit Rechnungen. Rechnungen müssen nach bestimmten Regeln, die vom Umsatzsteuergesetz in § 14 UStG vorgegeben werden, ausgeführt werden. Entspricht die Rechnung nicht den gesetzlichen Anforderungen, wird die Rechnung nicht für den Vorsteuerabzug anerkannt und der Rechnungsteller kann einen finanziellen Verlust erleiden. Das kann bedeuten, dass die schon verrechnete Vorsteuer zurückgezahlt werden muss. Rechnungsstellung kann sich zu einer Fallgrube für den Unternehmer entwickeln. Deshalb ist es nur ratsam, sich im Vorfeld ausreichend über dieses Thema zu informieren. Online-Informationsservices wie die-fakturierung.de bieten hierbei viele nützliche Tipps.

Die einzelnen Positionen, die in einer Rechnung enthalten sein müssen:

    1. Der Name und die Anschrift des Rechnungsstellers
    2. Der Name und die Anschrift des Kunden
    3. Das Rechnungsdatum
    4. Die Rechnungsnummer
    5. Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
    6. Das Datum der Lieferung oder Leistung
    7. Art und Menge der Lieferung oder Leistung in der handelsüblichen Bezeichnung
    8. Zeitpunkt der Lieferung und Leistungen
    9. Die einzelnen Entgelte der Lieferung oder Leistung müssen nach Steuersätzen oder Steuerbefreiungen aufgelistet werden.
    10. Die Nettobeträge der Lieferungen oder Leistungen
    11. Die Umsatzsteuer oder Rechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuer
    12. Das Zahlungsziel
    13. Bankverbindungen und Kontaktdaten

Die Vorgaben bis Nummer 11 sind gesetzlich vorgeschrieben. Die Punkte 12 und 13 ergeben sich aus dem geschäftlichen Kontakt mit dem Kunden. Ihr Fehlen kann zu Schaden führen.

Was das Gesetz erreichen soll
Die gesetzlichen Vorgaben haben den Sinn, die Echtheit, die Unversehrtheit und Herkunft der Rechnung sicherzustellen. Aus der Echtheit und Herkunft soll sich die gesicherte Identität des Rechnungsstellers ergeben. Die Unversehrtheit bedeutet, dass der Inhalt nicht falsch ist.
Daher sind Namen und Anschrift von Rechnungsersteller und Kunden, das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer von Bedeutung. Sie erlauben eine Identifikation des Rechnungserstellers und die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung. Der Kunde und vor allem das Finanzamt sollen sich sicher fühlen, dass die Rechnung von einem dem Vorsteuerbezug Berechtigten ausgestellt wurde. Die Steuernummer und der Ausweis der Umsatzsteuer, die Aufzählung der Art und Menge und der Zeitpunkt der Leistung/Lieferung dienen auch dem ordnungsgemäßen Vorsteuerabzug.
Dagegen sind Zahlungsziel und Bankverbindung für die Abwicklung der Zahlung der Unternehmer untereinander von Bedeutung. Gesetzlich gibt es hier keine Vorgaben.

Die Kleinunternehmerregel
Kleinunternehmer sind Unternehmer, die einen Umsatz von weniger als 17500 Euro im Vorjahr und in diesem Jahr von weniger als 50000 Euro haben. Sie sind von der Umsatzsteuer befreit. Sie dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen. Außerdem schreiben sie auf ihre Rechnung, dass es sich um eine Lieferung oder Leistung nach § 19 UStG handelt.