Wer ein offizielles Anschreiben verfasst, verfolgt damit stets auch einen bestimmten Zweck. Etwa die Kommunikation mit einer Behörde, das klassische Bewerbungsanschreiben, der Antrag für das Gericht oder aber ein Widerspruch gegen einen Erlass. Nicht immer haben solche Schriftstücke indes auch Erfolg – ihnen fehlen zumeist einige wichtige Voraussetzungen. So sind zunächst der Absender und der Empfänger sehr deutlich zu benennen. Gerade der Adressat muss nicht alleine mit Namen und Adresse genannt sein. Hier kann bereits das korrekte Aufführen des Dienstsitzes sowie der Abteilung notwendig werden. Damit ist sichergestellt, dass der Brief nicht zunächst allzu lange durch das Haus geleitet wird, ohne zugestellt werden zu können.

Das Thema klar umreißen – und es anschließend konkretisieren

offizielles AnschreibenEin wichtiger Aspekt kommt dem Inhalt zu. Dieser sollte eingangs in der Betreffzeile möglichst eindeutig benannt sein und dabei auf allgemeine Aussagen verzichten. Ist der Betreff sogar sehr prägnant gewählt, hat er eine gute Chance, von der Sekretärin direkt an den Chef weitergeleitet zu werden. Gleiches gilt auch für den Inhalt an sich. Hier ist auf übermäßig lange Ausführungen zu verzichten. Das Anliegen muss klar und eindeutig niedergelegt sein und sollte es vermeiden, sich daneben noch in Unwichtigkeiten zu verlieren. Das Problem sowie die angedachte Lösung sind im Idealfalle schnell zu erkennen.

Die Wahl der Worte – und die ansprechende Form des Briefes

Doch wie soll der Inhalt formuliert werden? Gerade bei Briefen an ein Gericht oder die Staatsanwaltschaft kann zur Abgrenzung eine fachlich eindeutige Sprache entscheidend sein. Wer nicht über die entsprechende Vorbildung verfügt, sollte sich daher in einem der Onlinewörterbücher passende Formulierungen suchen – so etwa auf http://www.lexicop.de/. Zudem ist es wichtig, den Text ansprechend aufzubereiten. Absätze und das Beachten der Rechtschreibregeln führen dazu, dass sich der Brief schnell lesen lässt, während das Wichtigste aus seinem Inhalt erfasst werden kann. Und genau darum sollte es schließlich gehen, wenn ein offizielles Anschreiben versendet wird.

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