Tagungen und Seminare finden meistens in Hotels oder Tagungshotels statt, selten in den Räumen der jeweiligen Firma. Es gibt spezielle Tagungshotels, aber auch Hotels bieten Räume für Tagungen an.

Tagungshotels

Tagungshotels sind Hotels, in denen nur Tagungen und Seminare stattfinden. Urlauber wird man in diesen Hotels nicht finden. Die Räume für die Seminare oder Tagungen sind in allen Größenvarianten von 5 bis zu 750 Personen vorhanden. Oft werden Wände verschoben, um die Größe anzupassen. Die Tagungsräume sind mit der entsprechenden Basistechnik für Tagungen oder Seminare sowie einem Beamer ausgestattet. Den Teilnehmern werden Getränke und Speisen zur Verfügung gestellt, nach Wunsch des Veranstalters. Berechnet werden Tagungspauschalen nach Anzahl der Teilnehmer. Der Betrag differiert nach Anzahl der Pausen und der zur Verfügung gestellten Getränke und Speisen. Sollten die Tagungen oder Seminare länger als einen Tag dauern, stehen den Teilnehmern Zimmer zur Verfügung. Die Zimmer entsprechen einem Standard Hotelzimmer mit Bad. Aber auch Luxus Hotelzimmer können angemietet werden. Einige Tagungshotels haben einen Fitnessraum und einen Wellnessbereich, damit die Teilnehmer nach dem anstrengenden Tag entspannen können. Zum Beispiel Tagungshotels Berlin oder das Lufthansa Training & Conference Center Seeheim ist ein reines Tagungshotel.

Hotels für Tagungen

Viele Hotels bieten mittlerweile Räume für Tagungen an. Die Auslastung des Hotels während der Woche kann dadurch verbessert werden. Die Anzahl der Räume für Tagungen ist in Hotels begrenzt. Viele Hotels können maximal bis zu zehn Räume für Tagungen bereitstellen, manchmal stehen nur drei Räume zur Verfügung. Es kann passieren das Hotelzimmer für Tagungen kurzerhand ausgeräumt werden, um zusätzliche Tagungsräume zu schaffen. Die Technik der Tagungsräume ist nicht so ausgereift wie in einem reinen Tagungshotel. Einige Hotelketten wie z. B. das Dorint haben die Marktlücke aufgrund der großen Nachfrage nach Tagungsräumen entdeckt und sich in diese Richtung spezialisiert. Der Vorteil für Tagungen in Hotels besteht darin, dass man die Räume zeitlich, evtl. auch nur für zwei bis drei Stunden anmieten kann und die Speisen und Getränke nach Verbrauch berechnet werden. Selten berechnen die Hotels Tagungspauschalen, obwohl der Trend auch bei Hotels bereits in diese Richtung geht. Letztendlich ist eine Absprache zwischen dem Hotel und dem Veranstalter ausschlaggebend.

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