Viele Nutzer haben in Outlook alle Daten gespeichert, egal ob es Termine, Adressen, Aufgaben oder E-Mail-Adressen sind. Um zu verhindern dass diese Daten verloren gehen gibt es ein paar Tipps.

Zur Sicherung gibt es die Möglichkeit die Daten selber, also manuell zu sichern oder mit Hilfe einer Spezialsoftware.

Die Standardeinstellung im Outlook ist die Auto-Archivierung, was im Grunde nichts anderes bedeutet als das Elemente verschoben werden die über einen gewissen Zeitraum bereits im Outlook liegen. Verschoben werden Sie dabei in einen Archivordner.

Es kann somit passieren das Outlook einfach mal selbständig alle alten E-Mails – meist älter als 6 Monate – einfach von sich aus in den Archivordner verschiebt.

Stellen Sie die Auto-Archivierung ab: Gehen Sie im Menü auf Extras und dann auf Optionen. Dort klicken Sie auf die Registerkarte Weitere. Dann gehen Sie auf Auto-Archivierung. Wenn Sie jetzt den Haken bei Auto-Archivierung heraus nehmen wird sie deaktiviert.

Ein besonders wichtiges Stück Ihrer Unterlagen ist die .pst-Datei im Outlook. Sie speichert alle Daten wie Termine, Kontakte etc. Diese Datei sollten Sie unter allen Umständen sichern. Wenn der Speicherort nicht geändert worden ist dann finden Sie sie unter:

C:\Dokumente und Einstellungen\User\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\outlook.pst

Falls Sie an dem Speicherort nicht aufzufinden ist versuchen Sie es über die Suchfunktion Ihres PCs. Sie können die Funktion mit der Tastenkombination Windows-Taste+F aufrufen oder Sie gehen auf Start, dann auf Suchen und dann auf Dateien oder Ordner. Dort geben Sie als Suchbegriff .pst ein. Ist Sie gefunden dann kopieren sie die Datei am besten auf externes Speichermedium wie eine CD. Damit alles funktioniert darf Outlook nicht geöffnet sein.

Am besten legen Sie zu dem oben angegebenen Pfad eine Verknüpfung auf Ihrem Desktop an. Das geht ganz einfach: Sie klicken auf den Ordner der Outlook-Datei und wählen Verknüpfung erstellen. Sie können dann immer wieder einfach und schnell jederzeit eine neue Datensicherung durchführen. Die PST-Datei kann schon mal eine Größe von über 100 MB erreichen, bei Firmen etc. liegt diese ohne Probleme schon mal bei 2GB. Passt sie nicht auf eine CD dann verwenden Sie am besten eine DVD oder CD die man wieder beschreiben kann, oder eine externe Festplatte.
Die PST-Datei enthält zwar viele aber meist nicht alle Einstellungen für das Outlook. Je nachdem welche Einstellungen vorgenommen worden sind müssen noch andere Daten gesichert werden.
Das sind zum Beispiel die Datei für das persönliche Adressbuch – .pab -, das Windowsadressbuch – .wab -, die Signaturen – .rtf -, die Verknüpfungen für die Outlook-Leiste – .pab -, die Druckeinstellungen und Formate – outlprnt -, die Symbol- und Menüleisten – outcmd.dat – und der Regelassistent mit den von Ihnen festgelegten Regeln – .rwz -. Diese Daten müssen Sie dann notfalls alle über die Suchfunktion suchen und gesondert auf einer CD sichern.

Das ist die Möglichkeit der manuellen Sicherung. Wesentlich einfacher geht es jedoch mit einem speziellen Tool, dem Outlook Backup Assistant. Mit diesem Tool lässt sich die Datensicherung automatisieren. Sie ist zwar nicht kostenlos hat aber gegenüber der manuellen Sicherung einen Vorteil:
Ist sie einmal konfiguriert und eingestellt dann nimmt das Programm Ihnen alle Sicherungsarbeiten ab und erstellt automatisch zeitgesteuerte Backups.
Die für den Laien oft schwer zugänglichen Daten werden mitgesichert.